7نکته مهم در انتخاب نرم افزار حسابداری

از آنجاییکه که تمام اطلاعات مالی یک شرکت در سیستم حسابداری ثبت و نگهداری میشود،انتخاب یک نرم افزار حسابداری کامل و قابل اطمینان از اهمیت بسیار بالایی برخوردار میباشد، از سوی دیگر وجود نرم افزار های حسابداری متعدد در برخی موارد مدیران شرکت را برای تصمیم گیری برای تهیه نرم افزار مناسب مالی دچار سردرگمی می سازد.از این رو در این بخش به بررسی مهمترین نکاتی که باید در هنگام تهیه نرم افزار مالی مورد توجه قرار گیرد میپردازیم:

1-نیازهای مجموعه وامکانات نرم افزار حسابداری

اولین نکته برای تهیه نرم افزار حسابداری مناسب مطابقت با نیازهای مجموعه می باشد لذا مهمترین نکته در انتخاب یک نرم افزار ابتدا شناخت نیازها وانتظارات مجموعه از یک سیستم حسابداری و همچنین بررسی امکانات نرم افزار مالی و مطابقت آن با نیازهای مجموعه می باشد . به عنوان مثال امکانات یک سیستم یکپارجه مالی برای یک فروشگاه یا مجموعه کوچک کاربردی ندارد و تنها باعث پیچیده شدن فرایند ثبت میشود . ویا برعکس،امکانات یک نرم افزار فروشگاهی برای یک شرکت تولیدی و یا بازرگانی مناسب نمی باشد.

2-سیستم گزارش دهی نرم افزار حسابداری :

به دلیل اینکه نهایتا گزارش های یک سیستم مالی مورد توجه مدیران شرکت قرار می گیرند گزارش های متنوع نرم افزار حسابداری از نکات مهم در هر نرم افزار حسابداری محسوب می شود.

3-کنترل برفعالیت کاربران :

از آنجاییکه اطلاعات وارد شده در نرم افزار حسابداری بسیار مهم بوده و اشتباه و یا اخلال در اطلاعات وارد شده می تواند باعث مشکلات بسیار زیادی در مجموعه استفاده کننده گردد لذا کنترل و ثبت فعالیت کاربران نرم افزار از مهمترین دغدغه های مدیران می باشد که باید در هنگام تهیه نرم افزار ،میزان کنترل و محدود کردن کاربران مورد توجه قرار گیرد.

4-پشتیبانی نرم افزار حسابداری :

از مهمترین موارد تاثیرگذار در انتخاب نرم افزار مالی ، نحوه پشتیبانی شرکت تولید کننده نرم افزار می باشد ، که وجود کارشناسان مجرب در واحد پشتیبانی باعث می شود تا خریدار با اطمینان و سهولت بیشتری از نرم افزار حسابداری استفاده نماید ، همچنین قدمت شرکت تولید کننده می تواند این اطمینان خاطر را به خریدار بدهد که در سالهای متوالی می تواند از پشتیبانی نرم افزار های مالی خود استفاده نماید .

5-یکپارچه بودن نرم افزار حسابداری :

ارتباط بین زیر سیستم های نرم افزار مالی باعث می شود که سرعت تبادل و ثبت رویداد های مالی شرکت بیشتر شده و همچنین صحت اطلاعات ثبت شده در نرم افزار حسابداری افزایش یابد . سهولت در ارتباط بین قسمت های مختلف نرم افزار مالی و همچنین امکان کنترل دقیق بر ارتباط بین قسمت ها از مهمترین نکات در انتخاب سیستم های یکپارچه مالی می باشد .

6-قابلیت ارتقا نرم افزار حسابداری :

از آنجاییکه با گسترش کسب و کار و فعالیت هر مجموعه امکان اضافه شدن نیازها وجود دارد لذا امکان ارتقا و یا افزودن امکانات جدید به برنامه از دیگری نکاتی است که در انتخاب یک نرم افزار خوب حسابداری اهمیت دارد .

7-سادگی و سهولت آموزش نرم افزار:

یکی دیگر از نکات مهم در سیستم های حسابداری ،سهولت در پیاده سازی و همچنین سادگی و سرعت در هنگام ورود اطلاعات میباشد لذا طراحی ساده و دوری از پیچیده گیهای اضافه باعث استفاده بهتر و کامل تر کاربران میگردد و همچنین با سرعت بخشیدن به مرحله استقرار نرم افزار باعث کاهش هزینه های مجموعه میگردد.